Adjoint.e Administrative

L’historique de notre organisation :

Montréal autochtone est un organisme communautaire autochtone à but non lucratif qui offre un continuum de services englobant des programmes culturels, d’animation communautaire et d’intervention psychosociale pour divers groupes d’âge. Nous sommes un centre d’amitié et faisons partie du mouvement national et provincial des centres d’amitié en tant que tel, nous sommes un centre de services urbains dédié au service des peuples autochtones. 

Votre mission :

Fournir un soutien à nos gestionnaires et à nos employés, à répondre aux besoins quotidiens de notre bureau et à assurer les activités administratives générales de notre organisme selon les directives et politiques. De plus, vous assurez l’accueil des membres, partenaires et fournisseurs avec une approche conviviale et efficace. 

PRINCIPAUX RÉSULTATS DE L’EMPLOI :

1) Soutien à la gestion efficace, efficiente et équitable du bureau de MA selon les directives de la direction. 

• préparer, saisir à l’ordinateur, réviser et relire correspondance, factures, présentations, brochures, publications, rapports et autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• assurer et traiter la réception de marchandise et son suivi auprès des fournisseurs ainsi que l’entrée et sortie de courrier, soit électronique ou par la poste
• assurer la gestion de la base de données relationnelle des membres, partenaires et fournisseurs (CRM) ;
• organiser, des rencontres, voyages et faire les réservations nécessaires;
• consigner, préparer et assurer le suivi des dossiers et procès-verbaux des réunions;
• compiler, s’il y a lieu, des rapports, données, statistiques et d’autres renseignements, afin d’appuyer les activités d’évaluation;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• réviser de façon initiale des documents comptables soumis par les programmes (factures, demandes de remboursement);
• effectuer des entrées données ainsi que le classement comptables et financières selon la direction;
• toute autre tâche connexe à l’objectif

2) Demandes des membres, partenaires, fournisseurs, etc. répondues de façon fiable et compétente. Par exemple, mais non limité à :

• accueillir les membres et visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne compétente;
• entrée des données des inscriptions des nouveaux membres;
• répondre et prioriser les demandes de rendez-vous ou renseignements reçues en personne, par téléphone ou par courrier postal/électronique et voir à ce qu’une réponse soit apportée dans les meilleurs délais 
• toute autre tâche connexe à l’objectif

Ce que vous offrez :

Exigences de l’emploi:

• Un certificat d’études collégiales ou un diplôme d’études professionnelle en bureautique et une expérience confirmée en tant qu’adjointe administrative, assistante virtuelle ou assistante administrative de bureau ou tout autre poste à caractère administratif de plus d’un an
• Connaissance pratique de l’équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs
• Maîtrise des outils Google tels que courriel, agenda et Google Drive, MS Office, base de données relationnelles telle que prodon proloc, Access ;
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale en français et anglais
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multitâche
• Caractère personnel
• Orientée vers les membres, qui écoute attentivement ;
• Une bonne attitude de travail axé sur la qualité ;
• Fiable, organisé, capable de s’améliorer, qui accepte la responsabilité de ses actes, qui est prête à prendre des initiatives réfléchies ;
• Fait preuve de jugement, de respect, de courtoisie et peut fonctionner avec calme ;
• Bon esprit d’équipe ;
• Un bon sens de l’humour

Ce que nous offrons :

Emploi à temps plein, 35h par semaine du lundi au vendredi

• Un salaire compétitif en fonction de notre politique salariale ($ 21,71 $ – 32,84 $ de l’heure, soit 39 512 – 59 769 $ par année)
• Régime de retraite avec une contribution de l’employeur
• Assurances collectives
• 3 semaines de vacances après la première année. (Dont deux semaines supplémentaires fixes pour la période du temps des fêtes disponible la première année)
• 15 journées de maladie payées par année
• 5 journées de responsabilité familiale payées
• Un milieu de travail convivial, flexible et stimulant

Pour postuler :

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre d’intérêt à l’attention de Estelle Séguin. Ce poste sera pourvu dès que possible alors nous encourageons d’envoyer votre candidature immédiatement. 

Par courriel seulement : rh@nativemontreal.com

La priorité sera accordée aux candidats Autochtones

Merci de votre intérêt pour notre organisation.

Prenez note que seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés

Voir la description d’emploi